Λογισμικό transfer: πώς να επιλέξετε σύστημα κρατήσεων για τουριστικές μεταφορές

Ένα λογισμικό transfer πρέπει να παίρνει την κράτηση από τον πελάτη, το ξενοδοχείο ή τον συνεργάτη, να βάζει τη σωστή τιμή, να την αναθέτει σε οδηγό και να δείχνει τι έχει πληρωθεί. Όταν αυτά γίνονται σε ένα σύστημα, η ομάδα σταματά να κυνηγά κρατήσεις σε email, Viber και τετράδια. Αυτά είναι τα σημεία που αξίζει να ελέγξετε.

1. Online φόρμα κράτησης με αυτόματη τιμή

Ο πελάτης πρέπει να κλείνει transfer από το site σας χωρίς να περιμένει προσφορά. Ελέγξτε ότι το σύστημα κρατήσεων transfer:

• υπολογίζει την τιμή ανά διαδρομή, όχημα και αριθμό επιβατών
• δέχεται προκαταβολή ή πλήρη πληρωμή με την κράτηση
• δουλεύει σωστά στο κινητό και σε ελληνικά και αγγλικά
• μπορεί να έχει ξεχωριστή φόρμα για κάθε ξενοδοχείο ή κατάλυμα που συνεργάζεστε

2. Όλες οι κρατήσεις σε ένα ημερολόγιο

Κρατήσεις από το site, από συνεργάτες και από το τηλέφωνο πρέπει να καταλήγουν στο ίδιο πρόγραμμα. Χρειάζεστε φίλτρα ανά ημέρα, οδηγό και κατάσταση, ώστε να φαίνεται αμέσως ποια διαδρομή δεν έχει ακόμη οδηγό.

3. Ανάθεση οδηγών και οχημάτων

Η ανάθεση είναι η πιο συχνή εργασία μέσα στη σεζόν. Προτιμήστε σύστημα όπου σύρετε την κράτηση στο ημερολόγιο του οδηγού και ο οδηγός ενημερώνεται αμέσως, χωρίς τηλεφωνήματα. Ελέγξτε επίσης ότι βλέπετε ποιο van ή minivan είναι ελεύθερο και πότε λήγει το ΚΤΕΟ ή το service του.

4. Εφαρμογή για τους οδηγούς

Ο οδηγός πρέπει να βλέπει στο κινητό του τις διαδρομές της ημέρας, τα στοιχεία του επιβάτη και τις αλλαγές τη στιγμή που γίνονται. Αν εισπράττει μετρητά, το σύστημα πρέπει να κρατά ταμείο ανά οδηγό.

5. Συνεργάτες, ξενοδοχεία και προμήθειες

Πολλές εταιρείες μεταφορών ζουν από τις συστάσεις ξενοδοχείων, πρακτόρων και concierge. Ένα καλό λογισμικό καταγράφει ποιος συνεργάτης έφερε κάθε κράτηση, ώστε ο υπολογισμός του μεριδίου του να γίνεται χωρίς Excel.

6. Πληρωμές, παραστατικά και πελατολόγιο

• online πληρωμές μέσω παρόχων όπως η Viva ή η Nexi
• εικόνα εξοφλημένων και ανεξόφλητων κρατήσεων
• πελατολόγιο με το ιστορικό κάθε πελάτη
• διαβίβαση παραστατικών στο myDATA της ΑΑΔΕ (επιβεβαιώστε τις υποχρεώσεις σας με τον λογιστή σας)

7. Κόστος που ταιριάζει σε εποχιακή επιχείρηση

Οι περισσότερες εταιρείες transfer στην Ελλάδα δουλεύουν έξι με οκτώ μήνες τον χρόνο. Ρωτήστε αν η συνδρομή είναι μηνιαία, αν υπάρχει προμήθεια ανά κράτηση και αν μπορείτε να πληρώνετε μόνο τους μήνες που είστε ενεργοί. Ζητήστε επίσης δωρεάν δοκιμή και βοήθεια στο αρχικό στήσιμο με τις δικές σας διαδρομές και τιμές.

Λίστα ελέγχου με μια ματιά

Πώς το καλύπτει το Ridebly

Το λογισμικό τουριστικών μεταφορών του Ridebly συνδυάζει booking form με αυτόματες τιμές και προκαταβολές, ημερολόγιο με drag and drop ανάθεση, εφαρμογή οδηγού, ταμείο οδηγών, καταγραφή συνεργατών και πληρωμές με Viva ή Nexi, χωρίς προμήθεια ανά κράτηση. Δείτε πώς λειτουργεί βήμα βήμα ή, αν έχετε και στόλο προς ενοικίαση, το λογισμικό rent a car. Για τα κριτήρια επιλογής σε ενοικιάσεις, διαβάστε τον οδηγό για πρόγραμμα ενοικίασης αυτοκινήτων.